28.11.2005
Raj informacyjny
Od pewnego czasu próbuje ogarnąć wszystkie informacje, które składuję w swoim komputerze oraz w Internecie. Okazuje się to coraz trudniejsze.
Pierwotnie moim celem było po prostu niezapominanie - ponieważ angażuję się w bardzo wiele drobnych rzeczy, zaczęło się zdarzać, że o czymś po prostu zapomniałem. Bojąc się, że zapomnę o jakichś formalnościach czy spotkaniu, zacząłem prowadzić własne to-do list - to było może nawet jakieś 2 lata temu… Długo szukałem dobrego programu do prowadzenia listy zadań, przez pewien czas korzystałem z Mozilla Calendar (Sunbird), ale to było nieporozumienie. Nie potrzebowałem kalendarza. Szukałem programów opensource, próbowałem różnych rzeczy - wszystko na nic. Za skomplikowane, za wolne, za trudno dostępne. Próbowałem też ostatnio Remember The Milk i Ta-da lists, niestety idą w inną niż ja stronę.
Aż w końcu, podczas pobytu w Saarbruecken, zacząłem pisać własny program, nazwany roboczo po prostu task list. Od maja tego roku korzystam z niego z powodzeniem, wprowadziwszy właściwie niewiele usprawnień. Coraz bardziej potrzebuję jego rozbudowy - na razie działa tylko na jednym komputerze i już robi się za wolny, brakuje mu “budzików” (powiadamiania o ważnych terminach) i innych drobiazgów… ale działa.
Okazało się jednak, że nawet jeśli jakoś to poprawię i umieszczę bezpiecznie w Sieci, tak żeby było dostępne przez WWW skądkolwiek, mam znacznie większy problem.
Natłok danych.
Żeby to wyjaśnić, przytoczę wyciąg z listy moich zasobów - elementów mojego własnego, prywatnego systemu informacji, który po wielu latach przywiązania do komputera rozrósł się do przerażających rozmiarów…
- wspomniany task list - lista zadań (w skrócie) do zrobienia
- email - kilka kont, poczta na komputerze w domu i w pracy. Listy dyskusyjne, archiwa, załączniki.
- Skype, GG, Jabber, MSN Messenger - komunikatory z własnymi archiwami i listami kontaktów
- LinkedIn - serwis kontaktów biznesowych
- materiały związane z pracą magisterską, nad którą pracuję, w tym osobne to-do
- lista haseł (podanych nie wprost ;), bez niej już dawno pogubiłbym się wśród tych dziesiątek kont internetowych (na szczęście większość haseł można zapamiętać w programach Mozilli pod jednym master password)
- lista kontaktów
- bookmarki w Firefoksie i poza nim, ostatnio także del.icio.us
- RSS-y, z którymi nie mogę sobie poradzić
- setki zdjęć, których nie zgromadziłem w galeriach tak, jak chciałem (przy czym tak opiewana Picasa nie spełnia połowy moich wymagań)
- swoja strona WWW, w tym Elsinterakcja i nowe projekty
- portfolio i CV
- śledzenie kont bankowych online
- kilka forów i stron internetowych, na które z różnych względów zaglądam regularnie
- backupy
- projekty prowadzone w systemie Basecamp
Obłęd! Duża część powyższej listy wymaga poświęcenia uwagi co najmniej raz w tygodniu. Większość jej elementów rozrasta się, nigdy zaś nie kurczy. Informacji mam coraz więcej, w coraz większej liczbie miejsc.
Ja już wiem, czego będę potrzebował w ciągu najbliższych kilku lat: narzędzi integrujących te informacje, pozwalających mi zabrać je ze sobą wszędzie i bezpiecznie przechowywać, i przede wszystkim jakoś panować nad ich rozrostem, które pozwolą mi przenieść je z dzisiejszych komputerów do nowszych urządzeń w przyszłości - narzędzi, których do dzisiaj światowa informatyka po prostu nie wytworzyła.
Dzisiejszy raj informacyjny - to moje prywatne piekło, które wynika z całkowitego polegania na komputerze. Dziwię się, że potrafię przeżyć bez niego 24 godziny i nawet nie pomyśleć, że chciałbym sprawdzić pocztę (sprawdziłem, że potrafię, ale warunkiem koniecznym jest brak kontaktu z jakimkolwiek komputerem). Czas coś zmienić.
Czy Wy też macie poczucie, że nowe “ważne” informacje pojawiają się zbyt prędko?
Google desktop ma jakis plugin o nazwie todo.
W palm topie jest jakas prosta lista todo.
W VS i w kazdym utworzonym przez niego projekcie jest todo.
Mi to wystarczy.
Mysle, ze moze byc tak, ze narzedzie jakiego potrzebujemy, a w zasadzie cala filozofia, ktorej potrzebujemy, to zen.
Usuwanie cookies i tempów jest zen.
Filtry antyspamowe sa zen.
Chowanie nieuzywanych pozycji menu jest zen.
Odinstalowywanie ‘rzadko uzywanych aplikacji’ jest zen.
…
…
Format c jest zen.
Skasowanie listy kontaktow jest zen.
Moze pora pomyslec o automatycznym zapominaniu niepotrzebnych informacji.
Taki garbage collector tylko na nieco wyzszym poziomie.
Czlowiek jako waskie gardlo systemu drastycznie zmniejsza zapotrzebowanie na ilosc przechowywanej informacji - i tak jej nigdy nie zdarzy przeczytac…myślę, że dużo wiadomo na temat sposóbu w jaki mózg radzi sobie z zapominaniem informacji (chyba nawet wiecej o tym wiadomo niz o zapamietywaniu)…wiadomo tez chyba kiedy nie jestesmy z tego procesu zadowoleni, wiec jego sztuczna imitacja moglaby byc nieco lepsza od oryginalu.
Tak. Ja na przykład mam takie wrażenie. I już mnie ch*% strzela ze świstkami i milionami karteczek i psełdo TODO w plikach textowych. Ja bym potrzebowal czegos, co trzymaloby mi poszczegolne TODO, organizowalo je w kategorie, pozwalalo je dowalonie sortowac i mieszac, dzielic na dni, przypisywac opcjonalnie czas preferowanego wykonania i deadline i do tego powiadamiac mnie o nadchodzacych terminach (nie mam pojecia jak, ale w taki sposob, zebym nie musial byc przy komputerze) i bylo dostepne z dowolnego miejsca (interfejs www przynajmniej read niezbedny, a najlepiej rw). Jakbym mial cos takiego, to bylbym szczesliwy. Dobra bylaby jeszcze do tego mozliwosc eksportu do urzadzen przenosnych i drukowania raportow (przekletych swistkow z czynnosciami do wykonania w ciagu dnia). Jak napiszesz/znajdziesz cos takiego, to daj znac :> Platforma: najlepiej każda (moze byc web app) :]
Miło wiedzieć, że nie tylko ja się z tym męczę. :)
Co do organizacji czasu i informacji: tak od dwóch lat staram się to robić w systemie “Getting Things Done” - wymyślił to niejaki David Allen parę lat temu. Chodzi przede wszystkim o to aby pracując nad jedną rzeczą nie myśleć o tysiącu innych, które też trzeba w tym tygodniu zrobić. Teoria fajna, gorzej z implementacją. Mimo to trzymam się GTD, bo jest jak dotąd najbardziej sensowna metoda zarzadzania czasem. Wreszcie udalo mi sie wyczyscic inbox w swoim programie pocztowym :)
Podstawy i linki: http://www.43folders.com/2004/09/08/getting-started-with-getting-things-done/
Wiki z materiałami:
http://wiki.43folders.com/index.php/GTD
Jeśli chodzi o mnie, zapisuję tylko najważniejsze do zapamiętania sprawy. Jeśli zapomnę jakiś drobiazg, nic się nie stanie. Z mailami poradziłem sobie następująco- co jakiś czas kasuję całą skrzynkę (lub skrzynki), ponieważ nawet ważne maile mają określony czas rzeczywistej ważności. Rss- korzystam z bloglines, który ma świetną funkcję, można zaznaczyć, które wpisy mają być zapamiętane jako do przeczytania. Ale ta funkcja też jest zgubna, bo informacje się nawarstwiają. Zatem czasem po kilku dniach robię selekcję zapamiętanych i wybieram rzeczywiście najważniejsze. Myślę, że trzeba nauczyć się nieprzywiązywania do wszystkich informacji i zdecydować, co jest mi rzeczywiście potrzebne, a co nie. Bo w przeciwnym razie będziemy niewolnikami maszyn. Fakt, że można do nas napisać, że możemy odebrać maila lub telefon o każdej porze doby, nie oznacza jeszcze, że musimy to robić i siedzieć wciąż przed ekranem. I dlatego w niektórych porach dnia nie sprawdzam maila i nie odbieram telefonów (chyba że od najbliższej rodziny). Zatem kwestia ZEN, o której pisał ktoś wyżej, jest jak najbardziej na miejscu. A ja już jakiś czas temu pogodziłem się z myślą, że nie ogarnę za mojego życia nawet kilku procent sumy ludzkiej wiedzy, zatem drobna “strata” informacji nie ma dla mnie znaczenia.
pozdrawiam
Ja tylko krótko - bo w pracy jestem…
Rss’y czytam w google reader - to wygodne…
Ale jak chcę przeszukiwać to w gmail’u. Korzystam w tym celu z rssfwd i specjalnie w tym celu stworzonego filtry i label’a rss.
Jak pamiętam, że coś przeczytałem w jakimś rss’ku to gmail: “label:rss i moje zapytanie”.
Na gmail’a mam przekierowane wszytskie konta pocztowe i z niego wysyłam pocztę (podpisaną z dowolnego wykorzystywanego przeze mnie konta pocztowego).
Remember the milk przypomina mi tylko o urodzinach i innych wydarzeniach czasu bardzo przyszłego ale do gtd się nie nadaje…
Jedynym rozwiazaniem problemu jest napisanie jakiegos jezyka, ktorego glowna funkcja byloby przenoszenie ujednoliconych danych typu memo. Nastepnie wypadaloby przekonac producentow wszelkich programow, aby stworzyli w swoich produktach port lub wtyczke, obslugujaca ten jezyk. I wtedy moznaby bylo stworzyc globalna baze danych, zbierajaca te informacje dla danego usera i prezentujaca je w przejrzysty i wygodny sposob. Przydaloby sie tez wsparcie np telefonii komorkowej…
Sam uzywam zwyklego pliku tekstowego, w ktorym jest wszystko :) adresy url i maili, numery kont bankowych, numery telefonow, lista TODO i inne takie. Uruchamia mi sie ten pliczek przy starcie systemu, a za kazdym razem tak go komponuje, aby najbardziej widoczne byly rzeczy najwazniejsze.
Pozdrawiam
Ad 3 (Robert): niedawno dowiedziałem się, co to jest GTD, od swojego szefa; właśnie też zacząłem czytać książkę Davida Allena :) Jestem ciekaw, jak dalece inne są jego pomysły od tego, co powoli próbowałem sam “implementować”. Dzięki za odnośniki.
Swoją drogą - dwa lata wydaje się długim okresem! Używasz jakichś programów na potrzeby GTD?
Ad 4 (bruthus): piszesz “Myślę, że trzeba nauczyć się nieprzywiązywania do wszystkich informacji i zdecydować, co jest mi rzeczywiście potrzebne, a co nie. Bo w przeciwnym razie będziemy niewolnikami maszyn.” — racja. Właśnie w tym kierunku dążę — między innymi mój inbox ostatnio zmalał z kilku tysięcy wiadomości do kilkudziesięciu (ale znów się niebezpiecznie rozrasta, ciężko to kontrolować…)
Ad 5 (kameowy): akurat przeszukiwanie nie jest dla mnie problemem, mimo rozproszenia informacji między różne programy, komputery, witryny i katalogi na dysku jak dotąd nie mam trudności ze znalezieniem potrzebnych rzeczy; ciekawe, że piszesz o tym Gmailu jako centrum pocztowym: nie dalej jak wczoraj na stronie z poradami dotyczącymi prowadzenia biznesu online czytałem coś bardzo podobnego… mnie denerwowałoby składowanie poczty w “nie mojej” skrzynce (bo mogą z nią robić, co zechcą, i prawdopodobnie robią to, skoro nawet w regulaminach twierdzą, że nie kasują wiadomości ;) ale ok, to kwestia wiarygodności Google’a i ich privacy policy).
Ad 5 (Uran): tez kiedyś próbowałem z takim plikiem. Ale to nie wystarcza. Poza tym ręcznie to wszystko obrabiać… niee, za dużo,za dużo.
Gdy skończę czytać książkę o Getting things done i może wdrożę coś z tego, dam znać, jak mi się żyje na nowo… zobaczymy. Przyznać się, kto jeszcze z tego korzysta poza Robertem?
Ja sobie myślę, że podstawową zaletą Twojeog programu jest to, ze sam go napisałeś :)
Sam próbuję od pewnego czasu korzystać z KOrganizer’a - ma łatwy interfejs, dużo funkcji - część trochę zbyt rozbudowaną, ale ujdzie. Spotkałem się też z eGroupWare’m, ale to niestety średnio wygodne - bo web’owe i przez to wolne.
Cały czas jednak odnoszę wrażenie, że to bym zmienił, tu bym poprawił, tę ikonkę przestawił w to a to miejsce, to wyrzucił… to strasznie zniechęca. Chciałbym, by chociaż program do organizowania czasu sam mi tego czasu za dużo nie zabierał i miał wszystko tam gdzie chce i takie, jak chcę. To raczej pozostanie w sferze marzeń…
Jakubie, swietny temat, dostrzegam te same problemy z porzadkowaniem informacji u siebie. Kilka luznych uwag:
1. Dostrzegam ostatnio tendencje do skladowania informacji online i korzystania z nich przez web app, przykladami sa gmail, del.icoi.us, bloglines, google reader, flickr(nie wymieniles tego przy zdjeciach,jesli nie znasz-obowiazkowa pozycja), jabber, przykladow jest multum.
2. Co sie stalo z grupami dyskusyjnymi? Chyba powoli odchodza w zapomnienie, ale to temat na osobny watek.
3. Basecamp - robiles moze przeglad narzedzi do zarzadania projektem, pracy grupowej, systemow wiki? Chetnie bym cos takiego przeczytal, wymienil uwagi itp.
4. co do listy kontaktow - nie byloby chyba technicznym problemem ujednolicenie kontaktow z programow pocztowych, IM itp. w pliku XML, dziwne, ze cos takiego nie powstalo do tej pory. Wtedy cala lista bylaby dostepna gdzies online, z mozliwoscia importu/eksportu.
5. Z RSS tez nie moge sobie poradzic, uzywam feeddemona, ale problemem jest ilosc kanalow - 187, z czego “zweryfikowanych tresciowo” mam ok 50, reszta czeka na swoja kolej na odrzucenie badz dodanie do listy regularnie czytanych.
6. Linki… czesto zdarza mi sie w Operze miec otwartych ok 50 zakladek z rzeczami do przeczytania…konczy sie tak, ze po kilku dniach otwierania opery z nimi wszystkimi, zapisuje jako sesje - do pozniejszego przegladniecia. Takich sesji mam teraz ok 20, do zadnej jak do tej pory nie wrocilem…
7. Napisales o ‘narzędziu integrującym te informacje’ - dokladnie taki sam pomysl mialem ok 2 miesiecy temu, bylo to zwiazane wlasnie z kanalami RSS, gdzie kanaly powiazane tematycznie powtarzaja informacje, piszac o tym samym, ale w troszke inny sposob(albo np kanaly polskie tlumaczace info z kanalow anglojezyczych). Kwestia wyboru najlepszego kanalu albo filtrowania informacji. Wymagaloby to chyba jednak sporej sieci neuronowej…
8. Podsumowujac, trzeba w sobie wyksztalcic nawyk jeszcze lepszego filtrowania informacji i unikanie myslenia “to mi sie moze przydac”, na myslenie “to mi jest niezbedne tu i teraz”, tylko w ten sposob jest szansa na ogarniecie natloku informacyjnego.
(Właśnie z powodu kompletnej porażki interfejsu Firefoksa - o której w następnym wpisie - straciłem dwa kilobajty odpowiedzi…)
Piotrze:
Ad 1 (składowanie informacji on-line) Potrzebuję poczucia pełnej kontroli nad “moimi” danymi, a takiego poczucia nie dają mi zewnętrzne serwisy. Musiałbym sam składować swoje dane w swoich jakichś systemach, ale nadal ich nie ma ;) nawet z tych fajnych serwisów nie ma zazwyczaj możliwości wyeksportowania swoich danych w całości i w sensowny, wygodny sposób. A propos poczucia kontroli - dokładnie o tym pisał Alan Cooper w “Wariatach …”: są 2 typy ludzi, jedni potrzebują poczucia kontroli, reszta to ci normalni. ;)
Ad 3 Próbowałem różnych wiki, m.in. PBWiki, notabene któremu interfejs wykonała ostatnio polska firma Helldesign, oferująca m.in. projektowanie interfejsów, MediaWiki, podobają mi się, ale w praktyce w kilka osób z nimi nie pracowałem. Basecamp jest fajny, ale ma pewne wady, m.in. niełatwo jest śledzić ostatnio wydarzenia, gdy jest ich dużo (nieczytelna lista “aktualności”), i strasznie irytujące są powiadomienia emailowe, bo nie ma możliwości ich domyślnego włączenia, i przy mniej więcej połowie wiadomości (Message) ktoś nie informuje o zmianie - to powoduje, że po prostu o wielu rzeczach się nie dowiaduję na czas. Ale poza tym bardzo miły system.
Ad 4 Do komunikatora Konnekt jest wtyczka exPIMP pozwalająca właśnie na import i eksport kontaktów i ustawień, ale to działa chyba tylko dla tego komunikatora.
Ad 6 Mam dokładnie to samo, dotąd idea była taka, by co miesiąc robic przegląd i czyszczenie bookmarków, ale oczywiście prawie nigdy tego nie robię. Teraz jednak uczę się metodyki zarządzania życiem :) GTD i może coś z tego wykwitnie.
Ad 7 Chodzi mi o integrację wszystkich moich informacji, danych, wszystkiego. Na razie na narzędziem tym jest mój komputer osobisty, ale w jego ramach jest straszne rozproszenie metod dostępu do informacji; to nie jest tak, że to nie działa - działa, uczyłem się tego w końcu przez lata… i jakąś “metodę” pracy mam. Ale nie mam już na przykład czasu na porządkowanie wsteczne, a to też muszę robić - po prostu sprzątać. W tym sensie chciałbym mieć jakiś program albo mechanizm międzyprogramowy, który daje mi coś więcej niż obecna suma kilkunastu zupełnie różnych narzędzi. Może właśnie sposób pracy jest tym najskuteczniejszym mechanizmem ;)
Ad 8 To możliwe. Tak właśnie podszedłem do skrzynki pocztowej ostatnio. GTD każe tak robić ze wszystkim, i dodatkowo regularnie przeglądać swoje zadania (projekty).
Dzięki za komentarz. Rzeczywiście mamy podobne problemy. :)
co do GTD, nie używam do tego żadnego programu - wystarczają mi kartki A4 odpowiednio pokolorowane na rogach. Na osobnych trzymam listę projektów, na osobnych - Next Actions dla każdego projektu. Raz w tygodniu robię werfikację wszystkich zrobionych rzeczy, a listy dla niekompletnych projektów przepisuję na nowe kartki (tak, bardzo nowoczesna metoda). Ale jakoś parafka czerwonym długopisem lepiej na mnie działa niż zapisanie tego na ekranie. :)
2 lata temu programów do GTD nie było, testowałem przez jakiś czas GoalPro oraz Activities&Cośtam, ale za skomplikowane… :> Sam Allen zaleca stosowanie zwykłych organizerów, byleby sporo łatwo dostępnych części miały. W przypadku Palma stwierdza ze zwykłe pliki są wystarczające.
Zarządzanie informacją: najgorzej mam z gromadzeniem takich drobnych faktami, statystyk, których nie trzeba pamiętać, ale warto wiedzieć że są. Próbowałem trochę takiego programu KeyNote: http://www.tranglos.com/free/keynote.html … ale nie jest to lepsze od 20 plików tekstowych otwartych w UltraEdit.
Zarządzanie wiedzą (własną): od 7 lat używam, chwalę, promuję, ganię, wkurzam się, nadal używam programu SuperMemo. Od wersji 2002, która wprowadziła funkcję Incremental Reading nie ma lepszego narzędzia do organizowania i powtarzania własnej wiedzy. (www.supermemo.com)
A takie prościutkie-> www.tudu.i123.pl