Stojąc niedawno w kolejce w Bibliotece Uniwersyteckiej, zauważyłem na drzwiach wypożyczalni ogłoszenie, które już od dobrego tygodnia było nieaktualne. Naszła mnie wówczas myśl, że w dobrze skomputeryzowanym świecie nie byłoby miejsca dla informacji nieaktualnych…
Wystarczy zerknąć na dowolną popularną obleganą tablicę ogłoszeń, aby zrozumieć problem. W moim instytucie jest kilkanaście takich tablic, w tym 3 wielkie na wprost wejścia (spuśćmy zasłonę milczenia na stronę internetową Instytutu Informatyki). Jedna z nich poświęcona jest ofertom pracy i praktyk, druga służy dziekanatowi, zaś ostatnia jest miejscem na wszelkie ogłoszenia studentów. Poza tym są też oczywiście gabloty i ściany, na których można coś przylepiać.
Żadna ze wspomnianych tablic nie jest nigdy w pełni aktualna. Ponieważ zazwyczaj są całkiem zapełnione, zauważenie jakiejkolwiek zmiany graniczy z cudem.
Podobnie jest ze stronami internetowymi, znów podam przykład z życia uczelni. Niektórzy pracownicy mają swoje strony domowe (szkoda, że tylko niektórzy). Wiele z nich nie zostało zmienionych od kilkunastu miesięcy. Tak naprawdę te strony, choć są tworzone za pomocą technologii informacyjnej, niczym nie różnią się od papierowych ogłoszeń. Wysiłek niezbędny do stworzenia oraz do zmiany takiej strony jest porównywalny.
Automatyzacja, jaką oferują komputery, powinna zostać wykorzystana do zmniejszenia wysiłku niezbędnego do utrzymania aktualności informacji. Trzeba tutaj rozróżnić kilka rzeczy:
- ukrywanie treści przeterminowanych
- śledzenie aktualności wszelkich zasobów
- praca potrzebna do zmiany treści nieaktualnych
Punkt pierwszy oznacza, że - przykładowo - notka o konkursie trwającym do 10 października 2004 roku przestaje być widoczna w dniu 11 października 2004. Jedyny wysiłek niezbędny do zaprogramowania takiego zachowania ogłoszenia polega na przewidzeniu, kiedy należy je ukryć.
Punkt drugi jest implikowany przez punkt pierwszy. Nie zawsze można przewidzieć, jak długo coś będzie ważne. W przypadku oferty pracy lub poszukiwania mieszkania ogłoszenie jest ważne do chwili, gdy ktoś na nie odpowie lub ogłaszający zechce je wycofać. Mało kto ma ochotę chodzić po całym mieście i zrywać kilkanaście identycznych karteczek. Podobnie mało kto będzie śledził wszystkie elektronicznie “rozwieszone” ogłoszenia - potrzebny jest mechanizm, który np. co pewien czas będzie prosił o weryfikację ważności i poprawności informacji.
W pewnym systemie zarządzania wiedzą, który miałem okazję dość dokładnie obejrzeć, co określony czas do opiekuna każdej informacji wysyłane jest żądanie jej weryfikacji; do czasu wydania takiego potwierdzenia treść jest niedostępna. Pozwala to na utrzymanie stuprocentowej aktualności informacji, o ile użytkownicy systemu sumiennie wykonują swoje obowiązki.
Punkt trzeci jest najsmutniejszy - nawet w świecie idealnie skomputeryzowanym ktoś musi włożyć trochę pracy i przeczytać potencjalnie zdezaktualizowane ogłoszenie, a następnie albo je poprawić, albo usunąć. Nie da się tego kroku całkowicie wyeliminować. Jeśli jednak porównamy koszt jednokrotnej modyfikacji tekstu w komputerze z koniecznością ponownego rozwieszenia np. 30 ogłoszeń w różnych częściach miasta, cena aktualności nie wydaje się zbyt wysoka. Co więcej, odpowiedzialność za aktualność informacji ponosi jej autor (lub wyznaczony opiekun), a nie właściciel miejsca, w którym się ona znajduje.
Jakie są koszty utrzymywania w obiegu informacji nieaktualnych?
- istnieje ryzyko, że decyzje i działania podjęte zostaną na podstawie nieprawdziwych, bo przeterminowanych właśnie, dokumentów
- czas odnalezienia właściwych (istotnych i aktualnych) informacji jest większy
- ktoś ostatecznie musi je zlikwidować. O ile w przypadku komputerów jest to dość proste (usunięcie pliku), o tyle w świecie fizycznym potrzeba na to całkiem sporo czasu
Przy okazji zasygnalizuję pokrewny problem: zagadnienie informacji pozbawionych daty ważności lub czytelnego określenia zakresu obowiązywania. Wielokrotnie stykałem się z ofertami, reklamami lub regulaminami, co do których nie byłem pewien, czy mnie dotyczą. Ta niepewność może wynikać między innymi z braku solidnego odatowania. W świecie idealnie skomputeryzowanym każdy zasób byłby solidnie odatowany.
Swoją drogą - kiedy zmieniałeś coś na swojej stronie internetowej?