Zakup sprzętu biurowego to jeden z większych wydatków, jakie musimy ponieść, urządzając swoje biuro. Odpowiednio dobrany znacznie ułatwi i usprawni codzienną pracę – czy jednak na pewno musimy wydawać na niego dużo? Jest kilka sposobów na to, jak zaoszczędzić na sprzętach biurowych.
Duże biuro, małe biuro
Duże biuro dobrze prosperującej firmy nie może pozwolić sobie na brak kserokopiarki, drukarki czy skanera. Co więcej, jeśli każdego dnia obsługuje wielu klientów, urządzenia te powinny być naprawdę wydajne – dzięki temu będą działały szybko i bezawaryjnie. Nie oznacza to jednak, że wybierając sprzęt do takiej firmy, nie możemy zaoszczędzić.
Co z kolei zrobić, gdy dopiero startujemy z biznesem, staramy się ograniczyć koszty i trudno nam przewidzieć, jakiej klasy urządzenia do biura będą nam potrzebne? Również w tym wypadku warto szukać oszczędności. Co to oznacza w przypadku sprzętu biurowego?
Sprzęt poleasingowy, wielofunkcyjny lub dzierżawiony
Jeśli nie chcemy kupować najtańszych urządzeń biurowych, których jakość i funkcjonalność mogą pozostawiać wiele do życzenia, możemy zdecydować się na zakup dobrego sprzętu poleasingowego. Takie produkty to często markowe urządzenia, które można kupić w doskonałej cenie, a nawet otrzymać na nie gwarancję. Oczywiście musimy wziąć pod uwagę, że są to sprzęty używane, a więc mogą nosić ślady wcześniejszej eksploatacji. Takie rozwiązanie sprawdzi się zarówno w przypadku dużej, jak i mniejszej firmy.
Innym sposobem na ograniczenie kosztów wyposażenia biura jest zakup jednego z urządzeń wielofunkcyjnych. Takie sprzęty łączą w sobie funkcje kilku różnych urządzeń – drukarki, kopiarki oraz skanera – co pozwala niższym kosztem wyposażyć biuro w niezbędne minimum. Opisywane rozwiązanie ma jeszcze jedną zaletę – jedno urządzenie wielofunkcyjne zajmuje znacznie mniej miejsca niż każde z urządzeń z osobna, dlatego można bez problemu wykorzystać je nawet w niewielkim biurze.
Zamiast kupować sprzęt biurowy możemy go również wynająć. Taką opcję warto rozważyć na samym początku działalności, gdy brakuje nam funduszy na większe inwestycje. Dzierżawa pozwala zrezygnować z zakupu taniego i zawodnego sprzętu na rzecz urządzeń lepszej jakości – co więcej, w razie ich awarii można zwykle liczyć na szybką pomoc serwisową firmy, od której je wynajmujemy.
Sposób użytkowania sprzętów biurowych
Nie tylko jakość urządzeń, w jakie wyposażymy biuro, decyduje o ich żywotności i sprawności. Duży wpływ ma na to również sposób, w jaki codziennie je eksploatujemy. Należy pamiętać, by robić to zgodnie z przeznaczeniem i używać tylko odpowiednich do danego urządzenia materiałów (chodzi tu o tusze, tonery czy papier). Urządzenia biurowe powinny stać z dala od źródła ciepła oraz w miejscu, w którym nie będą narażone na przypadkowe uszkodzenie. Niezwykle ważne jest także korzystanie z profesjonalnego serwisu, bo wszelkie naprawy na własną rękę mogą jedynie pogłębić usterki.
Jak widać, jest co najmniej kilka sposobów na to, by podczas urządzania biura uniknąć wysokich kosztów zakupu sprzętu. A jeśli będziemy o nie właściwie dbać, również koszty ich eksploatacji zostaną zminimalizowane.
