Organizacja konferencji jest dużym wyzwaniem. Przygotowanie doskonałego spotkania wymaga zaangażowania wielu sił i środków oraz odpowiedniej koordynacji pracy licznego zespołu osób. Okres przygotowań do konferencji może obejmować kilka tygodni lub nawet miesięcy, w zależności od skali wydarzenia i jego charakteru. Tajemnicą udanej konferencji jest odpowiednie rozplanowanie.
Koncepcja
Organizacja każdego spotkania powinna opierać się na koncepcji. Niezależnie od skali wydarzenia należy jasno sprecyzować cel konferencji oraz tytuł i tematykę. Temat powinien być interesujący dla uczestników, a także odpowiadać potrzebom rynku. Od wyboru tematu uzależnione jest to, kto zostanie zaproszony w charakterze prelegenta. Korzystne jest połączenie tematyki wydarzenia z charakterem miejsca. Bardzo ważne jest także to, do kogo skierowane jest spotkanie. Warto przeanalizować czyjej obecności oczekujesz oraz jaką frekwencję zakładasz. O charakterze spotkania decydować powinien profil zaproszonych gości. W przypadku spotkań o charakterze biznesowym bardzo dobrą lokalizacją jest centrum biznesowe.
Scenariusz
Przygotowanie scenariusza jest bardzo ważnym etapem w planowaniu konferencji. Cykliczne spotkania mogą zawierać tylko ogólny plan i ramy czasowe. Wydarzenie o szczególnym charakterze warto zaplanować uwzględniając jak najwięcej szczegółów. Pozwala to na rozpatrzenie ewentualnych komplikacji. Opracowanie szczegółowego scenariusza pomaga usprawnić współpracę z podwykonawcami. Praktycznym rozwiązaniem jest utworzenie harmonogramu, w którym zaznaczone będą wszystkie terminy, takie jak wydrukowanie i rozesłanie zaproszeń, produkcja materiałów informacyjnych. Dostęp do harmonogramu powinny mieć wszystkie osoby zaangażowane w organizację. W harmonogramie koniecznie zaznacz potwierdzenie obecności prelegentów. Potwierdzenia dokonaj przynajmniej dwa tygodnie przed rozpoczęciem konferencji. Pozwoli to na wprowadzenie ewentualnych zmian.
Koszty
Po opracowaniu scenariusza możliwe jest zgromadzenie informacji dotyczących kosztów. Oszacuj odpowiednio ilość uczestników i ich potrzeby w zakresie cateringu i noclegów. Jeżeli budżet jest ograniczony, w tej fazie należy podjąć decyzję, które elementy konferencji są najistotniejsze, które są konieczne, a z których możesz zrezygnować. Niezbędne jest założenie pewnej kwoty na wydatki nieokreślone w budżecie.
Lokalizacja
Wybór odpowiedniej lokalizacji ma znaczący wpływ na powodzenie wydarzenia. Miejsce konferencji jest ważne dla organizatora, ale i uczestników. Wygląd i standard miejsca świadczy o prestiżu wydarzenia oraz estetyce organizatora. Nie mniej ważne jest samo zlokalizowanie obiektu. Konferencja powinna odbyć się w miejscu, do którego dojazd jest dogodny. Należy wziąć również pod uwagę podróżujących samochodem, komunikacją miejską, pociągiem, samolotem. Niezbędne jest zapewnienie odpowiedniej ilości miejsc parkingowych.
Wyposażenie
W trakcie wizji lokalnej koniecznie zwróć uwagę na wyposażenie sali konferencyjnej. Nowoczesny sprzęt techniczny powinien być jednym z elementów wyposażenia sali, w której obędzie się spotkanie. Upewnij się, że zagwarantowany jest odpowiedni sprzęt, taki
jak projektor, tablice demonstracyjne, system nagłośniania i inne urządzenia multimedialne. Jest to konieczne, ponieważ żadna konferencja nie może odbyć się bez możliwości wyświetlania prezentacji. Sala konferencyjna powinna posiadać odpowiednie warunki dla uczestników. Na czas konferencji powinna być zapewniona obecność osoby odpowiedzialnej za koordynację działań technicznych. Zadaniem takiej osoby powinna być obsługa sprzętu multimedialnego oraz jego ewentualna naprawa. Właściwe ustawienie stołów i krzeseł zapewnia odpowiedni kontakt uczestników z prowadzącym. Warto zwrócić uwagę na krzesła dla gości, muszą być komfortowe. Oświetlenie sali powinno posiadać system sterowania, który reguluje dopływ światła słonecznego oraz natężenie sztucznego oświetlenia.
Podwykonawcy
Zorganizowanie idealnej konferencji jest trudne dla osób, które nie robią tego zbyt często. Dlatego warto skorzystać z pomocy podwykonawców, którzy zapewnią odpowiednie zaplecze techniczne. Często usługi te świadczone są przez obiekt i mogą być dodatkowo płatne. W innych przypadkach warto zatrudnić specjalistów, którzy wspomogą przedsięwzięcie. Zapewnienie obsługi cateringowej, zatrudnienie hostess należy powierzyć specjalistom, którzy mają doświadczenie. Pozwala to zaoszczędzić czas i pieniądze, a także uniknąć nieprzewidzianych sytuacji.
Ocena
W celu polepszenia jakości kolejnych konferencji warto poznać opinię uczestników. Możesz przeprowadzić anonimową ankietę przeprowadzoną za pomocą arkuszy pod koniec konferencji. Ważne, byś poznał ocenę gości dotyczącą części merytorycznej spotkania, opinię na temat organizacji, ocenę warunków podczas spotkania. Zebranie dużej ilości informacji pozwala na poprawę ewentualnych niedociągnięć. Dzięki temu możesz sprostać potrzebom kolejnych gości, a organizowane konferencje będą cieszyć się powodzeniem.
