Organizacja konferencji lub spotkania biznesowego stwarza konieczność zapewnienia jej uczestnikom odpowiednich warunków. Miejsce do pracy powinno być najlepsze i gwarantować dobre samopoczucie. Odpowiednia sala konferencyjna jest istotnym elementem spotkania. Uczestnicy spędzą w niej wiele godzin, słuchając wystąpień i dyskutując, dlatego muszą się tam dobrze czuć. Miejsce, w którym zostanie przeprowadzona konferencja, nie może być wybrane w sposób przypadkowy. W dużych miastach i kurortach wypoczynkowych bez większego problemu można wynająć salę odpowiednią dla każdego spotkania. Większość sal wyposażona jest w nowoczesny sprzęt, który ułatwia prezentację materiałów lub dyskusję.
Wybór sali konferencyjnej ściśle związany jest z budżetem. Należy oszacować maksymalny limit środków, który może zostać wykorzystany. Uwzględnić trzeba także nieoczekiwane wydatki.
Zapytanie ofertowe skierowane do hotelu lub innego obiektu powinno zawierać jak największą ilość informacji. Najważniejszy w zapytaniu jest zawsze termin oraz liczba uczestników. W zapytaniu powinna pojawić się również ogólna agenda wydarzenia, która określi zapotrzebowanie na sale konferencyjne, bankietowe oraz świadczenia gastronomiczne. Przed dokonaniem rezerwacji konieczna jest wizja lokalna, która pozwoli ocenić obiekt.
Sala, w której ma odbyć się spotkanie musi znajdować się w odpowiedniej lokalizacji. Bardzo istotne jest, aby żaden z uczestników nie miał problemu z dojazdem. Przy zastosowaniu tego kryterium, zdecydowanie wyróżniają się sale konferencyjne, które zlokalizowane są pomiędzy dużymi miastami, z których można dojechać w niedługim czasie.
Bardzo ważne jest dopasowanie sali do potrzeb grupy. Zarówno sala zbyt mała, jak i zbyt duża może stanowić problem w trakcie spotkania. Zbyt mała sala spowoduje nadmierny tłok. Natomiast zbyt duża sala generuje niepotrzebne koszty, a nadmierna ilość wolnego miejsca sprawia wrażenie, jakby mało osób pozytywnie odpowiedziało na zaproszenie. Ilość miejsc powinna być odpowiednia dla liczby uczestników. Istotna jest również odpowiednia aranżacja przestrzeni. Właściwe ustawienie stołów i krzeseł zapewnia odpowiednie interakcje pomiędzy uczestnikami spotkania. Warto zwrócić uwagę także na jakość krzeseł przeznaczonych dla gości, niewygodne mogą powodować dekoncentrację. Oświetlenie sali również ma znaczenie. Nowoczesna sala powinna być wyposażona w system sterowania światłem, który pozwala regulować dopływ światła słonecznego.
Nowoczesny sprzęt techniczny jest jednym z nieodzownych elementów wyposażenia sali konferencyjnej. Przed dokonaniem rezerwacji miejsca na konferencję należy upewnić się, czy zagwarantowane jest odpowiednie wyposażenie, takie jak projektor, tablice demonstracyjne, system nagłośniania i inne urządzenia multimedialne. Jest to warunkiem koniecznym, ponieważ żadna konferencja nie może odbyć się bez możliwości wyświetlania prezentacji.
Sala powinna sprzyjać koncentracji słuchaczy. Racjonalny układ sali, przestronna sala tworzą odpowiednie warunki dla uczestników spotkania. Jeżeli w trakcie wystąpień stosowane będzie tłumaczenie symultaniczne. Należy zwrócić uwagę na ewentualną kabinę tłumaczy i urządzenia do wysyłania fal. W tym przypadku ważny jest również rodzaj oświetlenia. Zbyt duże natężenie lamp halogenowych może wprowadzać szum w odbiornikach uczestników i powodować trudności w odbiorze sygnału wysyłanego przez promienniki.
Organizator konferencji powinien również zapewnić obecność osoby odpowiedzialnej za obsługę sprzętu multimedialnego oraz jej naprawę w przypadku zaistnienia usterek technicznych. Pozwala to zminimalizować ryzyko wystąpienia zakłóceń i przykrych niespodzianek.
Przy wyborze sali warto zwrócić uwagę na standard obiektu i jego otoczenia. Zaplecze konferencyjne również jest ważne. Należy wziąć pod uwagę klimatyzację, meble, wyposażenie, możliwość oraz jakość obsługi cateringowej. Zakwaterowanie także jest istotne. Podstawowym warunkiem realizacji konferencji w danym miejscu jest zapewnienie zaproszonym gościom odpowiedniej liczby pokoi.
Przy sporządzaniu umowy koniecznie należy określić zakres oraz rodzaj usług realizowanych przez hotel lub właściciela sali, a także cenę. Umowa powinna również zawierać informacje dotyczące trybu i formy zaliczki oraz zapłaty, a także odpowiedzialność hotelu lub właściciela obiektu. Istotnym elementem umowy pisemnej jest rodzaj i wielkość kar umownych za niewywiązanie się z umowy obu stron.
Tylko w pełni przygotowany ośrodek konferencyjny może zagwarantować udane przedsięwzięcie. Sukces przeprowadzonej konferencji zależy w znacznym stopniu od organizatora. To organizator podejmuje decyzje, gdzie zorganizowane zostanie spotkanie i czy pozostanie w świadomości uczestników jako udane przedsięwzięcie. Sukces konferencji lub szkolenia zależny jest od tematu, organizatora, zaproszonych gości. Czynników mających wpływ na sukces jest wiele. Świadomość występowania tych czynników wpływa na powodzenie przedsięwzięcia.
