Zapewne nie każdy z nas wie kiedy wydajemy świadectwo pracy
Powszechne przyjęło się tak, że pracodawca ma tydzień (7 dni) od momentu zaprzestania zatrudnienia aby wydać pracownikowi świadectwo pracy. Dobrze jest jednak wiedzieć, co w tym temacie mówią przepisy.
Regulacje prawne dotyczące wydawania i poprawiania treści świadectwa pracy, wynikają z przepisów Kodeksu pracy (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141) oraz nowego rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy I Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy. Kodeks pracy niestety nie wskazuje nam jednoznacznego terminu dostarczenia pracownikowi świadectwa pracy (określa ten termin jako “niezwłocznie”).
Natomiast rozporządzenie precyzuje, że świadectwo pracy powinno zostać wydane pracownikowi niezwłocznie w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Jeśli z przyczyn obiektywnych pracodawca nie jest w stanie przekazać pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej świadectwa w tym terminie, jest zobowiązany w ciągu 7 dni wysłać pracownikowi dokument na ostatni znany mu adres pracownika.
Pracodawca nie jest zobowiązany wydawać pracownikowi świadectwa pracy jeśli w ciągu 7 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy zostaje nawiązany kolejny stosunek pracy z tym samym pracodawcą. W takim przypadku świadectwo pracy musi zostać wydane tylko na wniosek pracownika złożony w formie pisemnej lub elektronicznej. Nowelizacja rozporządzenia od stycznia 2017 roku zniosła dość uciążliwy obowiązek pracodawcy – wydawania pracownikowi świadectwa pracy po 24 miesiącach zatrudnienia (nawet jeśli stosunek pracy trwał nadal).
Podobnie jak w powyższym przypadku pracodawca jest obowiązany do wydania świadectwa pracy tylko na wniosek pracownika. Jeśli od zawarcia pierwszej umowy minęły 24 miesiące, ale zatrudnienie trwa nadal, to pracodawca nie jest zobowiązany do wystawienia świadectwa pracy. Świadectwo pracy należy wydać po zakończeniu zatrudnienia i wykazać w jego treści okresy poprzedniego zatrudnienia terminowego. Kolejny wyjątek od zasady niezwłocznego wydania świadectwa następuje, gdy bezpośrednio po upływie terminu zawarcia umowy terminowej (np. na okres próbny) pracodawca nawiąże z tym samym pracownikiem umowę na czas nieokreślony.
Pracodawca będzie zobligowany do wystawienia świadectwa pracy (w ciągu 7 dni) tylko wtedy, gdy pracownik złoży pisemny wniosek, w przeciwnym razie świadectwo pracy zostanie wydane po rozwiązaniu stosunku pracy i będzie zawierało informacje o przebiegu zatrudnienia począwszy od pierwszego dnia umowy na okres próbny. Niejednokrotnie niezwłoczne wydanie pracownikowi świadectwa pracy nie będzie możliwe przez wzgląd na okoliczności, np. pracownik przebywa w oddaleniu od zakładu pracy, a nie ustanowił osoby upoważnionej.
Zastosowanie ma wtedy § 2 ust. 1-2 rozporządzenia MPiPS, który mówi o tym, że pracodawca, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy, przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub osobie upoważnionej za pośrednictwem poczty albo doręcza je w inny sposób. Pracodawcy często dokonują pewnego uproszczenia, błędnie interpretując powyższy przepis, uważając, że 7-dniowy termin na wydanie pracownikowi świadectwa pracy mają każdorazowo. Tymczasem pracodawca musi mieć przygotowane świadectwo pracy i być gotowy do jego wydania pracownikowi w dniu ustania stosunku pracy.
Jeżeli umowa ulega rozwiązaniu w dzień wolny od pracy, np. w sobotę po upływie okresu wypowiedzenia, świadectwo pracy wystawia się w kolejnym dniu roboczym. Nie jest dozwolone żadnymi przepisami prawa wystawienie świadectwa pracy, gdy umowa jeszcze trwa.
Wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą. Pracodawca musi pamiętać o tym, że nie wydanie świadectwa pracy jest traktowane w kategoriach wykroczenia przeciwko prawom pracownika – takie wykroczenie podlega zaś karze grzywny, która może wynieść nawet 30 tys. zł.
Oczywiście, nie wolno zapominać i o tym, że nie ma znaczenia to, w jakim wymiarze zatrudniony był pracownik – na pełen etat czy też jedynie na jego część (1/2 etatu, 1/4 etatu bądź 1/8 etatu) – w każdej z tych sytuacji wystawienie świadectwa pracy jest obowiązkowe.
Zasada ta odnosi się też do okoliczności ustania stosunku pracy – nieważne jest to czy np. nastąpiło to za porozumieniem stron, czy była to dyscyplinarka itp. Ważne jest także to, że dostęp do tego dokumentu jest dla pracownika darmowy – jego wydania pracodawca nie może uzależniać od wniesienia przez pracownika jakichkolwiek opłat.
