Przyszedł do nas pracownik z prośbą o pozyskanie duplikatu świadectwa pracy. W jakim czasie mamy prawo wydać mu taki dokument? Czy dotyczą nas w tej sytuacji takie same przepisy prawne jak przy wydaniu świadectwa pracy? Niby wiemy, co jest potrzebne to jego uzyskania, ale nie wiemy do końca, jak wystawić duplikat świadectwa pracy. Na te pytania postaram się odpowiedzieć w niniejszym tekście. Przepisy nie warunkują kwestii czasowej- terminu, w jakim dawny pracodawca powinien wydać odpis świadectwa pracy. W związku z tym pracodawca powinien jak najszybciej wydać pracownikowi duplikat- bez zbędnej zwłoki. Nie ma też, żadnych oporów, żeby zastosować terminy odnoszące się do wydawania świadectwa pracy, jednak nie jest to wymóg konieczny.
Okoliczności niezależne od pracodawcy i pracownika mogą być przyczyną faktu, że dany pracownik utraci oryginalne świadectwo pracy. Wtedy ma prawo zażądać od byłego pracodawcy na podstawie wniosku, aby ten wydał jego odpis. Prawo formułowane w przepisach dotyczące wydawania odpisu dokumentu pracy, nie ustalają dokładnie wielu kwestii powiązanych z tą czynnością. Fundamentem do wydania duplikatu świadectwa pracy jest skierowanie się do dawnego pracodawcy z uzasadnioną prośbą- jak odzyskać świadectwo pracy z nieistniejącego zakładu, czy też żądaniem do wydania tego dokumentu. Wniosek tego typu może złożyć były pracownik lub osoba upoważniona przez takiego pracownika. Jeżeli mamy do czynienia ze śmiercią pracownika, upoważniona jest rodzina albo inna osoba będąca jego spadkobiercą.
Można to wykonać w dowolnej postaci, ponieważ przepisy w prawie pracy nie precyzują określonych wymagań. W związku z tym żądanie może być ustne oraz pisemne. W kwestiach dowodowych dobrze byłoby zadbać, żeby duplikat świadectwa pracy miał formę pisemną. Jeżeli chodzi o termin wydania duplikatu, to prawo nie definiuje, kiedy powinno to nastąpić. Na pewno nie ma obowiązku tworzenia duplikatu tzw. od zaraz, czyli w terminie, w którym pracownik zgłosił swoją decyzję- żądanie. Nie są to błahe sprawy, a raczej wymagają pewnego rodzaju dokładności, nikt nie chciałby żadnych uchybień w duplikacie świadectwa pracy, a już na pewno błędnych danych. Warto zatem działać z drobnym wyprzedzeniem i dać drugiej stronie pulę czasu na wykonanie pisma, które będzie częścią naszej wizytówki.
Nie ma także bezwzględnych podstaw, żeby musieli Państwo stosować w opisanej sytuacji siedmiodniowy termin, w którym pracodawcy dostarczają pracownikowi świadectwo pracy. Natomiast czas ten odnosi się do sytuacji rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, czyli wydania oryginału świadectwa pracy, a nie jego duplikatu. Można więc przyjąć, że odpis świadectwa powinni Państwo przekazać byłemu pracownikowi, jak najszybciej to będzie możliwe, bez zbędnej zwłoki. Nie ma kruczków prawnych, aby duplikat świadectwa wydać w okresie siedem dni od powiadomienia żądania przez dawnego pracownika – tak jak na początku wydane świadectwo. Jednak sprecyzowane obiektywnym układem zdarzeń sytuacje wydania odpisu w dalszym terminie nie powinny spowodować dla Państwa negatywnych konsekwencji.
Wariant niewydania duplikatu jest bardzo ciekawą kwestia. Mianowicie pomijając fakt, że przepisy prawne nie określają czasu przedstawienia duplikatu świadectwa pracy, dobrze byłoby pamiętać, że zbyt długie, nieokreślone odwlekanie tego obowiązku może w efekcie być przyczyną negatywnych skutków prawnych dotyczących zarówno byłego pracownika, jak i byłego pracodawcy.
Teoria teorią, ale w praktyce może zaistnieć pytanie, jakie perturbacje dla pracodawcy wiążą się z niewydaniem lub z wydaniem odpisu świadectwa w okresie znacząco odległym od dnia nadania żądania w tej materii. Przepisy bezwzględnie nie regulują tych zagadnień. Wymagania z Kodeksu pracy o poprawienie szkody wyrządzonej poprzez pracodawcę z powodu niewydania w terminie lub wydania wadliwego dokumentu i określające stan zadośćuczynienia mają zastosowanie wobec oryginału świadectwa, wydawanego w związku z rozwiązaniem albo ustaniem stosunku pracy. Nie ma więc bezpośrednich podstaw do stosowania powyższych regulacji w stosunku do odpisu świadectwa – tym bardziej że prawo nic nie mówi o terminie jego wydania.
W związku z powyższym wydanie odpisu jest obowiązkiem byłego pracodawcy, brak jego realizacji lub zawiniona realizacja ze znacznym opóźnieniem w stosunku do daty złożenia wniosku mogą być związane z odpowiedzialnością, na warunkach ogólnych na podstawie Kodeksu cywilnego, za szkodę poniesioną przez byłego pracownika. Całość wydaje się skomplikowane, jednak należy pamiętać o skrupulatności prawnej, która dotyczy wszystkich spraw dotyczących relacji pracownik- pracodawca.
